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出國參展是經貿活動的重要內容，要想成功參展，前期準備至關重要。在此，本刊特將赴國外參展的有關準備工作分幾部分提供給讀者，以供參考。
一、 參展人員出國手續(xù)的辦理
一般，持因公護照人員由組展公司統(tǒng)一辦理簽證，參展企業(yè)可根據組展公司提供的外經貿部展覽批文(復印件)、出國任務通知書(原件)到當地有關部門辦理出訪手續(xù)和申請參展費用，并于組展公司規(guī)定的時間前，將材料正本送抵組展公司，以便統(tǒng)一辦理簽證。
簽證材料包括：
a、因公護照
b、出國任務確認件(正本)
c、出訪人員政審批件(正本)
d、光面照片(同護照上一致)
e、出訪人員名片壹張
f、簽證資料表格組展公司
持因私護照人員在報名參展時請在報名申請表上注明，并盡快將護照資料(護照復印件)提供給組展公司。組展公司提供有關邀請函給參展企業(yè)，并協助準備有關申請簽證資料，由參展人員向有關駐華使館申請簽證。博覽會正式邀請函一般在展覽會開始前20天左右寄達參展企業(yè)。
申請因私簽證需提供如下個人資料：護照、簽證申請表格、邀請函、費用自理函。第一次持因私護照出國人員，需有所去簽證國家的出境卡。
二、展品的包裝
托運展品的包裝一般使用紙箱，特別注意選用質量好的紙箱，且所有紙箱都必須打包，否則展品在托運過程中易出現損傷。展品箱內嚴禁裝運易燃、易爆、易腐和有毒物品。如果展品出發(fā)時隨身自帶，包裝宜用行李箱，不要用紙箱或木箱，以便順利通關。
運輸包裝箱上一般要刷上以下標記(英文)：
1、嘜頭(Marks):不同展覽所使用的嘜頭不同，具體根據展覽項目而定，組展公司會另行通知;
2、展覽名稱(Exhibition);
3、參展企業(yè)名稱(Exhibitors);
4、參展企業(yè)攤位號(或編號)和箱號：根據組展公司安排給各參展單位的攤位號(或編號)，箱號寫在公司攤位號(或編號)的后面。例如：某公司的攤位號(或編號)為9A，第一箱為9A-1，第二箱為9A-2……依此類推。此標記一般要求寫在展品箱左上角。
5、 體積(Meas.)：長×寬×高(以米為單位)
6、 毛重、凈重(G.W./N.W.)：以公斤為單位
注：攤位編號是展團自編號，只作為展品發(fā)運和制作單證之用，和實際攤位號無關。
三、展品集中
展品運輸時，一般組展公司基本采用指定專業(yè)公司作為展品國內運輸代理單位的方式，由他們負責展品的國內集中、報關和遠洋運輸工作。
展品一般在展覽開始前2個月集中到組展公司指定運輸代理單位的倉庫，以便保證展品在展覽開幕前及時運到攤位上。因此，展品集中的時間不能超過組展公司規(guī)定。
展品展后一般不安排回運，多由參展商自己處理。如確實需要安排回運，要及早聯系組展單位，所產生的費用由參展企業(yè)自己承當。
四、展品運輸單證
展品國內外清關所需單證包括展品清冊、裝箱單、發(fā)票。有的國家要求提供原產地證(FORM A或C/O)和衛(wèi)生防疫證書。
所有單證都必須蓋有公司公章和簽字，在組展公司規(guī)定時間內將所要求的單證正本寄抵。如果展品隨身自帶，必須攜帶好全套以上單證，以便過海關檢查時出示。
五、參展人員注意事項
大多數出國展組展單位制定有如下注意事項：
1、一般展團實行“總團管理，分團負責”的管理責任制。各參展企業(yè)應自覺配合展團領導工作，遵守紀律和要求。
2、參展人員在外護照和機票由總團統(tǒng)一保管。如果臨時需要借出，必須向總團說明合理理由，并辦理借出手續(xù)，用完后立即歸還。
3、展團人員在外的一切活動必須服從總團的統(tǒng)一領導和安排，不允許擅自離團活動，更不能到展團安排以外的他國活動。人員臨時外出要征得所屬單位在外負責人的同意，并向領導報告。
4、遵守外事紀律，遵守所在國法律，尊重當地的風俗習慣，維護國家尊嚴。
5、遵守博覽會的有關規(guī)章制度，不得提前撤展，按博覽會規(guī)定處理樣品;展覽期間參展人員認真做好貿易洽談工作，爭取多成交。
六、有關資料
為有效做好展覽的籌備和出展工作，參展企業(yè)要詳細閱讀下列資料：展覽會介紹和市場材料、具體籌展日程表、展品運輸詳細聯系辦法、展團在外行程計劃、攤位裝修方案等。另外，參展企業(yè)還要準備出國人員簽證資料表格、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、展品清冊等資料。
總之，充分的展前準備是成功出展的重要保障。
附：參展企業(yè)參展準備工作日程表
一、參展企業(yè)填寫參展申請表
二、參展企業(yè)付參展定金
三、送交參展企業(yè)資料 展前三個月
四、了解展團出訪路線 展前兩個半月
五、辦理護照等出訪手續(xù) 展前兩個月
六、展品報關單證和展品集中發(fā)運 展前兩個月
七、參展企業(yè)確認攤位位置和裝修方案 展前一個半月左右
八、參展費余額匯入組展公司 展前一個半月
九、集中護照，統(tǒng)一申請簽證 展前一個月
十、展前會議 展團出發(fā)前一天或當天
十一、展團出發(fā) 展前三天
