作業(yè)指導(dǎo)書作為文件化質(zhì)量體系的第三級(jí)文件，在質(zhì)量體系的運(yùn)行中起著舉足輕重的作用，多用于指導(dǎo)具體的作業(yè)如設(shè)備的操作、產(chǎn)品或原材料的與試驗(yàn)、計(jì)量器具的檢定、產(chǎn)品的包裝等。質(zhì)量手冊(cè)和程序文件的編寫已有很多文獻(xiàn)作了詳盡的闡述，但作業(yè)指導(dǎo)書的編寫在有關(guān)文獻(xiàn)和實(shí)際編寫中卻較少得到重視。
1.對(duì)作業(yè)指導(dǎo)書編寫的誤解
人們對(duì)作業(yè)指導(dǎo)書的編寫存在著很多誤解，主要有：
1)作業(yè)指導(dǎo)書是無用的，它既費(fèi)時(shí)又妨礙人的手腳有人認(rèn)為我從事這項(xiàng)工作已經(jīng)很多年了，作業(yè)步驟已可以倒背如流了，甚至閉著眼睛也能把它做好。實(shí)質(zhì)上這是把作業(yè)指導(dǎo)書僅理解為純粹的操作流程，實(shí)際上除此以外作業(yè)指導(dǎo)書還應(yīng)包括更重要的內(nèi)容，如作業(yè)的要求、產(chǎn)品接收與判定的準(zhǔn)則等。也有人認(rèn)為作業(yè)指導(dǎo)書束縛了員工的手腳，難以發(fā)揮其創(chuàng)造性。實(shí)質(zhì)上這是將作業(yè)指導(dǎo)書當(dāng)作一成不變的真理，很多情況下操作人員可以就作業(yè)指導(dǎo)書的修改、糾正和預(yù)防措施的制定等提出自己的意見，從而發(fā)揮他們的創(chuàng)造性和工作積極性。
2)認(rèn)為作業(yè)指導(dǎo)書的數(shù)量越多越好。在質(zhì)量體系的文件化過程中，有些組織針對(duì)所有的作業(yè)和過程都編制了文件。對(duì)此中指出“如果沒有形成文件的程序就不能保證質(zhì)量時(shí)，則應(yīng)對(duì)生產(chǎn)、安裝和服務(wù)的方法制定形成文件的程序”，對(duì)程序文件如此，作業(yè)指導(dǎo)書同樣也是如此，太多的文件會(huì)把你壓垮。
3)認(rèn)為作業(yè)指導(dǎo)書的數(shù)量越少越好，有些組織為了使文件的數(shù)量盡可能減少，以利于文件的
管理，對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)中．沒有具體數(shù)量規(guī)定的作業(yè)指導(dǎo)書(程序文件則因標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定了應(yīng)當(dāng)制定的程序而不可能減少)提出盡可能不編，這就使很多重要的、必不可少的文件也沒有制定，從而使許多影響質(zhì)量的因素未能加以控制。
4)把工作標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)，作作業(yè)指導(dǎo)書
有的組織認(rèn)為很多崗位已有工作標(biāo)準(zhǔn)，沒必要制訂作業(yè)指導(dǎo)書。其實(shí)，工作標(biāo)準(zhǔn)不同于作業(yè)指導(dǎo)書，它是針對(duì)工作的責(zé)任、權(quán)利、范圍、質(zhì)量要求、程序、效果、檢查方法、考核與獎(jiǎng)懲辦法等方面所制定的標(biāo)準(zhǔn)。它與作業(yè)指導(dǎo)書可能有相同之處，但其強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容有區(qū)別，并不是所有的作業(yè)指導(dǎo)書都需要規(guī)定職責(zé)、權(quán)限、考核與獎(jiǎng)懲等內(nèi)容；反過來作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)有的條件和標(biāo)準(zhǔn)在工作標(biāo)準(zhǔn)中卻不一定有。
需要說明的是，目前工作標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展趨勢(shì)之一是將工作標(biāo)準(zhǔn)與作業(yè)指導(dǎo)書、程序文件有機(jī)地結(jié)合為一體。
5)用文字將現(xiàn)有的操作按步驟詳細(xì)地描述下來就是作業(yè)指導(dǎo)書。太多的人認(rèn)為為與一致，公司應(yīng)提供完成日常任務(wù)的書面文件，生產(chǎn)過程的每一個(gè)階段都必須文件化，從而使雇員們陷進(jìn)了把已經(jīng)十分熟悉的操作的每一個(gè)細(xì)小步驟描述下來的泥潭。但這些逐步展開的作業(yè)指導(dǎo)書又怎么樣呢?
人們經(jīng)�？梢园l(fā)現(xiàn)這樣的廢話：“通過撥動(dòng)計(jì)算機(jī)左后方的肘節(jié)開關(guān)打計(jì)算機(jī)直到屏幕上出現(xiàn)綠光”或“立即輸入口令”。這種指導(dǎo)書不僅無用，也是不必要的。
詳細(xì)的作業(yè)步驟必須文件化嗎?是的，它們可能是應(yīng)該的，但卻不是必須的，表明一項(xiàng)任務(wù)是如何完成的文件常常在設(shè)備的操作手冊(cè)或培訓(xùn)手冊(cè)、工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或工作培訓(xùn)的文件資料中已經(jīng)有了。
2．作業(yè)指導(dǎo)書編制的原則
作業(yè)指導(dǎo)書的編寫應(yīng)遵循以下的原則：
1)作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)盡可能簡(jiǎn)單、實(shí)用
ISO 9001規(guī)定質(zhì)量體系程序的“范圍和詳略程度應(yīng)取決于工作的復(fù)雜程度、所用的方法，以及開展這項(xiàng)活動(dòng)所需的技能和培訓(xùn)”，同樣作業(yè)指導(dǎo)書的詳略程度也與此有關(guān)，并應(yīng)盡可能簡(jiǎn)單、實(shí)用，為此可以采用以下方法：
首先，寫你該寫，即只寫與控制影響質(zhì)量的因素及結(jié)果的評(píng)定方法有關(guān)的內(nèi)容，而有關(guān)操作的步驟等內(nèi)容已在設(shè)備操作手冊(cè)、標(biāo)準(zhǔn)、崗位培訓(xùn)的原始資料中已有描述，人們只需引用或參考這些已經(jīng)存在的標(biāo)準(zhǔn)和文件，沒有必要把它反復(fù)一遍。如在立式光學(xué)比較儀上校準(zhǔn)塞規(guī)的作業(yè)指導(dǎo)書，不需要說明如何使用儀器和調(diào)整工件，但必須說明所使用的量塊要求、塞規(guī)要求與結(jié)果的評(píng)價(jià)方法。
其次，盡可能寫得最易懂。 ISO 9000并沒有要求用復(fù)雜的、冗長(zhǎng)的、夸張的語(yǔ)言來編寫，無論員工的文化程度有多高，人們也喜歡看容易閱讀的東西故應(yīng)選擇通俗易懂的句子來表達(dá)，避免使用難懂的、生僻的詞語(yǔ)。
第三，不定義術(shù)語(yǔ)。作業(yè)指導(dǎo)書可以使用各種術(shù)語(yǔ)，但給術(shù)語(yǔ)下定義是標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量手冊(cè)、程序文件的事，而術(shù)語(yǔ)的理解應(yīng)在有關(guān)的培訓(xùn)中解決。
最后，要盡可能方便使用者。使用者的需要是很重要的，作業(yè)文件應(yīng)避免全部用文字來表達(dá)，可以采用流程圖、圖表、照片；同時(shí)采用較大的字號(hào)，避免使用密密麻麻的文字及大量地引用其他的文件或表格。
記住：無論是自己寫文件或請(qǐng)別人編寫，你不是按字付酬，簡(jiǎn)明、簡(jiǎn)潔是好的文件的標(biāo)志。
2)只寫該寫的作業(yè)指導(dǎo)書
一般來說作業(yè)指導(dǎo)書過多或過少都是不正常的，但其數(shù)量并沒有明確的規(guī)定，而應(yīng)建立在需要的基礎(chǔ)上。你應(yīng)針對(duì)你計(jì)劃編寫的作業(yè)指導(dǎo)書回答以下三個(gè)問題：
a)我為什么要編制這個(gè)作業(yè)指導(dǎo)書?
b)有了這個(gè)作業(yè)指導(dǎo)書，我能執(zhí)行什么任務(wù)(控制哪些影響質(zhì)量的因素)?
c)文件的培訓(xùn)或崗前培訓(xùn)、崗位培訓(xùn)能覆蓋或取代這個(gè)作業(yè)指導(dǎo)書嗎?
對(duì)以上三個(gè)問題的明確回答可以決定是否需要這個(gè)作業(yè)指導(dǎo)書。
3)易于修改
為響應(yīng)瞬息變化的顧客需要和社會(huì)需要，過程需要不斷地改進(jìn)，因而有必要發(fā)揮員工．在持續(xù)質(zhì)量改進(jìn)中的作用，而難于修改的作業(yè)指導(dǎo)書不利于員工積極性和創(chuàng)造性的發(fā)揮。
4)應(yīng)與已有的各種文件有機(jī)地結(jié)合在許多案例中，組織把老的工藝文件、規(guī)程、規(guī)范、
工作標(biāo)準(zhǔn)等放在一邊，僅簡(jiǎn)單地粉飾上質(zhì)量體系要求，
而沒有把作業(yè)指導(dǎo)書和組織已有的文件結(jié)合起來。這實(shí)質(zhì)上又會(huì)產(chǎn)生新的官僚主義，維持這種官僚主義產(chǎn)生了不必要的工作而對(duì)公司本身沒有什么價(jià)值。
3．作業(yè)指導(dǎo)書的內(nèi)容及表現(xiàn)形式
文件化作業(yè)指導(dǎo)書不必成為一種負(fù)擔(dān)，像質(zhì)量體系的其他文件化形式一樣，作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)專注于控制影響質(zhì)量的因素而不是詳細(xì)的操作。
那么，作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)當(dāng)包括什么內(nèi)容呢?它應(yīng)包括條件和標(biāo)準(zhǔn)，不是要求雇員詳述每一步的操作，而是要求他們?cè)谶M(jìn)行操作時(shí)作記錄和如何知道他們所做的是對(duì)的。換句話說，作業(yè)指導(dǎo)書是文件化一個(gè)特定操作的條件和標(biāo)準(zhǔn)。
1)條件
開始一種操作的場(chǎng)合或前提條件是什么?由誰開始和認(rèn)可這項(xiàng)操作?如塞規(guī)檢定的作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)規(guī)定人員條件、環(huán)境條件、設(shè)備要求、量塊要求等檢定條件。
2)標(biāo)準(zhǔn)
對(duì)第三級(jí)的作用指導(dǎo)書來說，有比日常操作重要得多的內(nèi)容，為了與ISO 9000一致，它應(yīng)當(dāng)展示一個(gè)特定產(chǎn)品的能接收和不能接收的范圍，也應(yīng)陳述對(duì)公司產(chǎn)品來說是獨(dú)一無二的公差和標(biāo)準(zhǔn)(如范圍、極限)，以使雇員知道他或她被對(duì)了?如果作業(yè)指導(dǎo)書不能提供有權(quán)威的標(biāo)準(zhǔn)，如尺寸、公差、公式、表格、溫度范圍、表面條件、加工方法、成份、原材料等，它就沒有符合目的。
也就是說，對(duì)，大多數(shù)產(chǎn)品來說，作業(yè)指導(dǎo)書的文件化是關(guān)鍵信息的文件化，而工作的目的、范圍、何時(shí)和何地做、如何做、使用什么材料與設(shè)備等內(nèi)容視具體工作可斟酌取舍。
作業(yè)指導(dǎo)書用于具體指導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)生產(chǎn)或管理工作，其結(jié)構(gòu)和形式完全取決于作業(yè)的性質(zhì)和復(fù)雜程度，不像質(zhì)量手冊(cè)和程序文件那么單一，不必也不可能采用統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)和形式。因而根據(jù)其應(yīng)當(dāng)包括的內(nèi)容可以全部用文字描述，也可以用圖表來表示，或兩者結(jié)合起來使用.