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采購人員要做好對(duì)供應(yīng)商的管理，必須做好對(duì)檔案的管理。
檔案包括供應(yīng)商的基本資料，如公司名稱、地址、電話、負(fù)責(zé)人、資金、營(yíng)業(yè)執(zhí)照等，建立基本資料卡，并由電腦來存檔并管理，以便隨時(shí)查閱（電子表格或者供應(yīng)商管理系統(tǒng)）。
當(dāng)與供應(yīng)商簽訂供貨合作之后，采購人員就要建立供應(yīng)商檔案；
應(yīng)為毎個(gè)供應(yīng)商單獨(dú)設(shè)—個(gè)編碼以方便后期的管理。
在供應(yīng)商日常供貨的過程中，要對(duì)其供貨情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，如供貨的品質(zhì)、供貨的及時(shí)性等；
毎次對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)之后都要將供應(yīng)商的成績(jī)記錄在之前建立的檔案中，以備隨時(shí)査驗(yàn)；
而且還要定期對(duì)供應(yīng)商檔案進(jìn)行整理使其保持良好的秩序；
如果有不再合作的供應(yīng)商，要將其檔案從正常供應(yīng)商檔案中單獨(dú)分離出來，分區(qū)放置。
一、如何將供應(yīng)商分類管理
1、評(píng)估供應(yīng)商在行業(yè)中的地位，進(jìn)行供應(yīng)商等級(jí)分類，更好的評(píng)估采購產(chǎn)品的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)。
2、通過對(duì)供貨產(chǎn)品的每年度或每季度采購金額比較，進(jìn)行產(chǎn)品分類，從而分析產(chǎn)品的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù) 通過以上兩點(diǎn)可以更好的進(jìn)行供應(yīng)商管理。
二、針對(duì)合格供應(yīng)商必須具備以下幾點(diǎn)：
1、供應(yīng)商的基本資料：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證等必備資料。
2、價(jià)格資料，每年采購物品的執(zhí)行價(jià)格 。
3、項(xiàng)目合同、協(xié)議條款等 。
4、質(zhì)量問題的處理資料。
5、每年的供應(yīng)商評(píng)估或評(píng)分機(jī)制。
6、各類行業(yè)必備的認(rèn)證。
7、樣本之類文件。
8、材質(zhì)證明等資料
以上可根據(jù)每個(gè)供應(yīng)商的特點(diǎn)作好各自的檔案和文件歸檔管理，且務(wù)必對(duì)每個(gè)供應(yīng)商作好不同的供應(yīng)商管理編號(hào)，單獨(dú)將所有供應(yīng)商的價(jià)格歸在一起并存檔管理，但必須是同一個(gè)年度的歸在同一個(gè)文件夾里方便年度匯總和查閱。
三、還需要編制一份供應(yīng)商通訊錄
可做一份電子表格就行了，不一定要用專用的供應(yīng)商管理軟件，只要能夠管理好供應(yīng)商就可以。
可以大致分為以下幾類：編號(hào)、 供應(yīng)商代碼、 供應(yīng)商名稱、 物料名稱、 負(fù)責(zé)人、 辦公室電話、手機(jī)號(hào)碼、傳真 郵箱、公司地址等。
