記錄控制程序

1.目的

對質(zhì)量管理體系所要求的記錄予以控制，以提供對產(chǎn)品、過程和體系符合要求及體系運行的證據(jù)。

2.范圍

適用于為證明產(chǎn)品、過程和體系符合要求和質(zhì)量管理體系有效運行的記錄。

3.術(shù)語

本程序采用GB/T 19000標準中規(guī)定的術(shù)語和定義。

4.職責

4.1辦公室為監(jiān)督、管理各部門的記錄控制情況的主管部門。

4.2各部門資料員負責收集、整理、保管本部門的記錄。

4.3各部門負責人負責批準本部門編制的記錄格式。

5.程序

5.1各部門資料員負責收集、整理、保存本部門的記錄。

5.2記錄的標識、編號

記錄的標識編號按《文件控制程序》執(zhí)行。

5.3記錄的填寫

5.3.1記錄填寫要準確、及時、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫的項目，應(yīng)能說明理由，并將該項用單杠劃去；各相關(guān)欄目負責人簽名不允許空白。

5.3.2如因筆誤或計算錯誤要修改原數(shù)據(jù)，不能采取涂抹的方式，而應(yīng)采用單杠劃去原數(shù)據(jù)，在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù)，并簽上更改人的姓名及日期。

5.4記錄的保存、保護

5.4.1各部門的資料員必須把所有記錄分類，依日期順序整理好，存放于通風，干燥的地方，所有的記錄應(yīng)保持清潔，字跡清晰，各部門按規(guī)定的期限保存記錄。

5.4.2辦公室編制《記錄清單》（附備案的原始記錄樣本），將公司所有與質(zhì)量管理體系運行有關(guān)的記錄匯總，包括名稱、編號、保存期等內(nèi)容，交管理者代表審批。各部門應(yīng)將本部門使用的記錄列入部門《記錄清單》，并匯總本部門的記錄原始樣本。

5.5記錄發(fā)放、借閱和復制

a)各部門向辦公室領(lǐng)用所需記錄空白表，應(yīng)填寫《文件發(fā)放、回收記錄》；

b)各部門保管的記錄應(yīng)便于檢查，需借閱或復制者要經(jīng)相應(yīng)部門負責人批準并填寫《文件借閱、復制記錄》，由記錄管理人登記備案。

5.6記錄的銷毀處理

對超過保存期的質(zhì)量記錄，或因其他特殊情況需要銷毀時，由檔案主管填寫《文件銷毀記錄》交辦公室確認，報管理者代表審批后由授權(quán)人執(zhí)行銷毀。

5.7記錄格式

5.7.1各部門的記錄格式，由各部門負責人組織編制并審批，交辦公室備案。

5.7.2各相關(guān)部門可根據(jù)工作需要提出記錄格式設(shè)計更改，執(zhí)行《文件控制程序》有關(guān)文件更改的規(guī)定。

6.相關(guān)文件

6.1《文件控制程序》

7.記錄

7.1《記錄清單》

7.2《文件發(fā)放、回收記錄》

7.3《文件借閱、復制記錄》

7.4《文件銷毀記錄》