一、記錄的充分性和有效性
 

記錄應盡可能全面地反映產(chǎn)品形成過程和結果以及質(zhì)量管理體系的運行狀態(tài)和效果，為質(zhì)量管理和質(zhì)量保證工作提供必要的信息。原則是“做有痕、追有蹤、查有據(jù)”，體現(xiàn)客觀、規(guī)范、準確及時的精神原則。

在編制記錄時，既要從總體上評價記錄的充分性，也要對每一記錄的必要性進行評審。確保全面、有效地記錄質(zhì)量信息。

二、記錄應標準化

記錄應做到格式統(tǒng)一，便于填制，便于統(tǒng)計和分析，同時也為進一步使用計算機進行信息管理打下基礎。記錄的填寫必須規(guī)范、正確、清楚，以滿足證實與質(zhì)量改進的需要。

三、記錄的實用性

在確定每一記錄的內(nèi)容時，應考慮記錄的實用性，歸檔和保存要符合規(guī)定要求，保證記錄，檢索方便，信息共享對一些不能為質(zhì)量管理和質(zhì)量保證提供依據(jù)的信息，不要體現(xiàn)在記錄中。

四、記錄的真實性和準確性

只有記錄真實準確的記載質(zhì)量信息，才能為開展質(zhì)量管理和質(zhì)量保證提供科學的依據(jù)。記錄的失真、失實、模糊不清都將失去使用價值，甚至會造成產(chǎn)品質(zhì)量失控和領導決策的失誤。為此，在確定記錄的格式和內(nèi)容時，應考慮填寫的方便性并保證在現(xiàn)有條件下能準確地獲取所需質(zhì)量信息。在填寫記錄時，應嚴肅認真，實事求是，能再現(xiàn)檢測過程，必要時可對有關人員進行培訓。

五、記錄應利于管理

不論使用何種載體記錄質(zhì)量信息，都應易于貯存、查閱、分析和控制。應對記錄的標識做出明確規(guī)定，必要時，應制定記錄的管理程序。

記錄一般分為質(zhì)量記錄和技術記錄兩大類，質(zhì)量記錄指實驗室質(zhì)量管理體系活動中所產(chǎn)生的記錄，技術記錄是進行檢測所得的數(shù)據(jù)和信息的累積，也是檢測是否達到規(guī)定的質(zhì)量或過程所表明的信息。記錄不只是檢測的原始記錄，象任務委托、合同評審、質(zhì)量內(nèi)審、管理評審、文件發(fā)放、會議簽到等均屬記錄。原始記錄中應包含足夠的信息，以便能再現(xiàn)檢測過程。具體信息一般應包括時間、地點、項目、儀器設備、環(huán)境設施、采用方法、實施過程、相關人員、樣品描述等。

六、檢測分析記錄中常見的不足

1、不計起始與終止值，僅計間隔值，失掉了觀測的原始性，如滴定用量體積、烘干或培養(yǎng)時間等；

2、記錄的次數(shù)不夠，不足以證明達到要求，稱量恒重等，至少應有兩個以上讀數(shù)，以證明在規(guī)定要求范圍內(nèi)；

3、記錄格式不規(guī)范，未設計必要的表格，被稱為“萬能”記錄表，常常會丟失必要的信息；

4、記錄更改不規(guī)范，只是用筆重新使勁描寫，看不出原來的數(shù)據(jù)；

5、記錄的信息量不全，如稀釋的過程相關信息沒有記錄下來等；