1. 記錄 的標(biāo)識。應(yīng)具有惟一性標(biāo)識，為了便于歸檔和檢索，記錄應(yīng)具有分類號和流水號。標(biāo)識的內(nèi)容應(yīng)包括：記錄表格所屬的質(zhì)量管理文件 的編號、版本號、表號、頁號等。
2. 記錄的儲存和保管。記錄應(yīng)當(dāng)按照檔案要求立卷保管。記錄的保管由專人或?qū)ｉT 的主管部門負(fù)責(zé)，應(yīng)建立必要的保管制度，保管方式方便檢索和取用，保管環(huán)境要適宜可靠。同時針對不同要求確定各類記錄的保存 期限。
3. 記錄的檢索。一項質(zhì)量活動往往涉及多項記錄的內(nèi)容和表格，為了避免漏項，應(yīng)當(dāng)對記錄進(jìn)行編目。編目具 有引導(dǎo)和路徑作用，可以便于記錄的查閱和使用，使查閱對該項質(zhì)量活動的記錄能有一個整體的了解。最好將記錄的查閱納入計算機(jī) 管理。
4. 記錄的處置。超過規(guī)定保存期限的記錄，應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行處理，銷毀時應(yīng)有企業(yè)文件記錄管理的相關(guān)部門簽發(fā)銷 毀許可并有現(xiàn)場銷毀記錄。