在體系管理工作中，會(huì)遇到一些常見的問(wèn)題，以下是這些問(wèn)題及其解決策略。

 

一、體系文件與實(shí)際操作脫節(jié)（“兩張皮”現(xiàn)象）

 

　　問(wèn)題表現(xiàn)

 

　　體系文件規(guī)定的流程和要求在實(shí)際工作中得不到有效執(zhí)行。

 

　　例如：

 

　　體系文件規(guī)定了嚴(yán)格的生產(chǎn)操作流程，但生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)員工為了追求產(chǎn)量，可能會(huì)簡(jiǎn)化操作步驟；

 

　　或者體系文件中的質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)際生產(chǎn)過(guò)程中的控制措施不一致，導(dǎo)致質(zhì)量問(wèn)題的出現(xiàn)。

 

　　解決策略

 

　　加強(qiáng)員工培訓(xùn)，確保員工理解體系文件的重要性和具體要求。

 

　　培訓(xùn)要結(jié)合實(shí)際工作場(chǎng)景，讓員工明白如何將文件要求融入到日常工作中。

 

　　同時(shí)，定期對(duì)體系文件進(jìn)行審查和修訂，使其與實(shí)際操作相適應(yīng)。

 

　　在審查過(guò)程中，要充分聽取一線員工的意見和建議，因?yàn)樗麄冏盍私鈱?shí)際工作中的情況。例如，企業(yè)可以成立由各部門代表組成的文件審查小組，定期對(duì)體系文件進(jìn)行審查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)修改。

 

二、員工對(duì)體系管理缺乏積極性

 

　　問(wèn)題表現(xiàn)

 

　　員工認(rèn)為體系管理是額外的負(fù)擔(dān)，與自己的工作關(guān)系不大。表現(xiàn)為對(duì)體系管理工作不主動(dòng)參與，如對(duì)體系培訓(xùn)不積極參加，對(duì)體系改進(jìn)建議不積極提出等。

 

　　解決策略

 

　　提高員工對(duì)體系管理工作的認(rèn)識(shí)，通過(guò)宣傳教育讓員工了解體系管理對(duì)企業(yè)發(fā)展和個(gè)人工作的重要意義。例如，可以制作宣傳手冊(cè)、舉辦專題講座等。建立激勵(lì)機(jī)制，對(duì)在體系管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)，如績(jī)效加分、獎(jiǎng)金、晉升機(jī)會(huì)等。

 

　　同時(shí)，讓員工參與到體系管理工作的決策和改進(jìn)過(guò)程中，增強(qiáng)他們的責(zé)任感和歸屬感。

 

三、內(nèi)部審核和管理評(píng)審效果不佳

 

　　問(wèn)題表現(xiàn)

 

　　內(nèi)部審核流于形式，審核員未能發(fā)現(xiàn)深層次的問(wèn)題。管理評(píng)審缺乏有效的決策和改進(jìn)措施，評(píng)審結(jié)果未能得到有效落實(shí)。

 

　　例如：

 

　　內(nèi)部審核時(shí)審核員只是按照檢查表進(jìn)行表面的檢查，未能深入分析流程中的潛在風(fēng)險(xiǎn)；

 

　　管理評(píng)審時(shí)只是簡(jiǎn)單地聽取報(bào)告，沒有對(duì)體系的重大問(wèn)題進(jìn)行深入討論和決策。

 

　　解決策略

 

　　提高審核員的專業(yè)素質(zhì)，對(duì)審核員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，包括審核技巧、質(zhì)量管理知識(shí)等方面的培訓(xùn)。

 

　　同時(shí)，完善內(nèi)部審核和管理評(píng)審的流程和標(biāo)準(zhǔn)。例如，內(nèi)部審核時(shí)要求審核員采用多種審核方法，如文件審核、現(xiàn)場(chǎng)審核、人員訪談等相結(jié)合的方式，深入挖掘問(wèn)題。

 

　　管理評(píng)審要制定明確的評(píng)審議程和決策機(jī)制，確保評(píng)審結(jié)果能夠轉(zhuǎn)化為具體的改進(jìn)措施并得到有效執(zhí)行。

 

四、體系管理缺乏持續(xù)改進(jìn)動(dòng)力

 

　　問(wèn)題表現(xiàn)

 

　　體系管理一旦建立，就長(zhǎng)期處于相對(duì)穩(wěn)定的狀態(tài)，很少進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。

 

　　即使發(fā)現(xiàn)了一些問(wèn)題，也未能及時(shí)采取有效的改進(jìn)措施，導(dǎo)致體系逐漸失去有效性。

 

　　解決策略

 

　　建立持續(xù)改進(jìn)的文化，鼓勵(lì)員工不斷尋找體系中的問(wèn)題和改進(jìn)機(jī)會(huì)。

 

　　定期收集和分析體系運(yùn)行的數(shù)據(jù)，如質(zhì)量數(shù)據(jù)、客戶反饋數(shù)據(jù)等，從中發(fā)現(xiàn)改進(jìn)的方向。

 

　　同時(shí)，建立外部溝通機(jī)制，關(guān)注行業(yè)的最新發(fā)展動(dòng)態(tài)和法律法規(guī)的變化，及時(shí)調(diào)整體系管理的內(nèi)容，以適應(yīng)外部環(huán)境的變化。